Eine E-Post hat gegenüber dem gewöhnlichen Brief einige Unterschiede. Man kann sie eher mit den firmeninternen Schreiben vergleichen als mit der "normalen" Briefpost. Diese wird übrigens gerne aufgrund ihrer vergleichsweisen Langsamkeit als snail-mail (Schneckenpost) bezeichnet.
Aber bleiben wir bei der E-Post. Was finden wir dort? Eine E-Post hat sage und schreibe 3 verschiedene Felder um Empfängeradressen einzustellen:
Bei einem firmeninternen Schreiben gibt es auch diese Hauptempfänger, z.B. die Mitarbeiter, die zu einer Sitzung eingeladen werden. Dann ist es üblich die Vorgesetzten oder sonstig Betroffene ebenfalls von einer Sitzung oder dem Fortgang eines Projektes zu unterrichten. "Zur Information an" liest man da im Verteiler - dies sind die Nebenempfänger.
Aber wozu dienen Blindkopien?
Wenn man eine E-Post erhält, so kann man die Liste der Haupt- und Nebenempfänger lesen und sieht so, wer diese Mitteilung ebenfalls erhalten hat. Die Blindkopien-Empfänger werden hingegen NICHT aufgelistet. Was soll das also?
Tatsächlich ist es so, dass der E-Mail-Knigge (ja, so etwas gibt es auch und das nennt sich Netiquette) es grundsätzlich verbietet, Blindkopien zu versenden. Es wäre so z.B. möglich, firmeninterne Vorgänge an Mitbewerber weiterzureichen, ohne, dass dies die anderen Empfänger sehen können.
Dennoch gibt es 2 sinnvolle Anwendungen für Blindkopien:
Schickt man öfters E-Post an die immer gleichen Empfänger - genau wie Schriftstücke an mehrere Personen verteilt werden - so bieten sich hier elektronische Verteilerlisten an. Typischerweise gibt es 2 Arten von Verteilern:
Verteiler, die das Mail-System zentral zur Verfügung stellt, werden vom Systembetreuer eingerichtet. Sie stehen uns als gewöhnliche E-Post-Adressen zur Verfügung. Es ist heutzutage üblich, dass es in Firmen einen Verteiler "an alle" gibt. Er kann z.B. "mitarbeiter@firmenname.de" oder "alle@firmenname.de" lauten.
Genauso gibt es oftmals Verteiler, mit denen man alle Mitarbeiter einer Abteilung (incl. der Aussendienstler) erreichen kann. Hier sind Namen in der Art "abteilungsbezeichnung@firmenname.de" üblich, wie z.B. "einkauf@firmenname.de"
Für längerfristige Verteiler, z.B. für Projektgruppen sollte man durchaus den Systembetreuer bitten einen Verteiler einzurichten. So steht jedem Projektteilnehmer und auch den anderen Mitarbeitern eine einfach nutzbare Möglichkeit zur Verfügung mit nur einer Adresse das gesamte Projektteam anzuschreiben. Die Projektmitabeiter müssen sich dann diesen Verteiler nicht selbst einrichten - Arbeitsersparnis.
Der Dienst von GMX bietet auch solche Verteilerlisten an, die man sich dort jedoch selbst anlegen muss. Sie werden dann auch über spezielle Adressen angesprochen, die man zum Teil auch selbst festlegt.
Praktisch alle modernen E-Post-Programme bieten die Möglichkeit an, eine Reihe von Empfängern zu einer Verteilerliste zusammenzufassen. So kann man leicht der immer gleichen Gruppe von Personen Nachrichten rundsenden.
Manche Programme wie z.B. Microsoft Outlook Express verwalten diese Verteiler im Adressbuch mit. Bei Anderen wie z.B. Netscape Messenger muss man statt einer Adresse einen Verteiler in das Adressfeld einfügen.
Solche persönlichen Verteiler sind für Projektgruppen und private Rundschreiben sehr nützlich. Man muss nicht jedesmal die vielen Empfänger aus dem Adressbuch kramen und vergißt auch nicht so leicht jemanden.
Nun, eine E-Post hat genau wie jedes ordentliche Dokument einen Betreff bzw. eine Überschrift (Subject). Die Netiquette verlangt, dass diese Angabe immer erfolgt. In vielen E-Post-Systemen ist der Betreff neben der Absenderadresse oft das Einzige, was der Empfänger sieht, wenn er sich den Inhalt seines Postfaches ansieht.
Angesichts der vielen Post, die mittlerweile auf elektronischem Weg übermittelt wird ein wichtiges Hilfsmittel, um schnell die wichtige, dringende und lesenswerte Post von der anderen, evtl. überflüssigen, zu trennen.
Auch hat die Furcht vor Computer-Viren dazu geführt, dass mittlerweile in Firmen E-Post von unbekannten Absendern und ohne Betreffangabe SOFORT gelöscht werden. Nur ein sinnvoller Betreff wie z.B. "Ihr neuer Sahne Joghurt" hilft, dass eine Beschwerde-Mail an einen Hersteller nicht sofort im Daten-Mülleimer verschwindet.
Zum Antworten auf eine E-Post benutzt man am besten den Befehl der Anwendung zum Beantworten. Das hat einige Vorteile:
Wenn man eine E-Post mit dem Befehl "Antworten" beantwortet, wird üblicherweise der originäre Betreff kopiert und voran ein "Re:" geschrieben. Dies heißt "reply" - Anwort. Das genügt und teilt auch dem Empfänger mit, dass es sich um eine Folgenachricht handelt. Damit kann er auch leichter die Nachrichten, die zu einem bestimmten Vorgang gehören zusammenhalten. Manche E-Post-Anwendungen erlauben sogar die intelligente Sortierung nach solchen Vorgängen.
Sollte eine E-Post-Anwendung dieses Kopieren des Betreffs nicht automatisch machen, so lässt sich dies immer einstellen. Am besten den EDV-Betreuer darauf ansprechen.
Elektronische Post ist zunächst einfach nur Text. Zwar gibt es mittlerweile eine moderne Erweiterung, die ähnlich Textverarbeitungen Formatierungen zuläßt. Allerdings werden diese Erweiterungen von vielen Programmen nicht verstanden. Deshalb ist für uns E-Post einfach nur eine Ansammlung von Buchstaben und Zeichen. Keine Graphik, kein Fettdruck, keine Unterstreichung, nichts.
Sieht traurig aus, aber was spricht dagegen trockene Buchstabenansammlungen mit einigen kleinen Dingen aufzupeppen:
An die
Burschenschaft Rugia
Bodenbach zu Mannheim
Elisabethstrasse 7
68165 Mannheim
e-mail: info@rugia-ma.de
Fax: 089/2443-40130
Rueckmeldung zum 90. Stiftungsfest
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Hiermit melde ich mich fuer folgende Veranstaltungen an:
Generalconvent & AH-Convent am Freitag Morgen,
den 18. Mai 2001 von 11:00 - 13:00
[_] ich erscheine
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Stiftungsfestkneipe mit Festkommers und Landesvater
am Freitag, den 18 Mai 2001 ab 19:00
[_] ich erscheine mit [_] Gaesten
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Festball am Samstagabend, den 19. Mai 2000 ab 19:00
ich erscheine mit [_] Personen und
es nehmen [_] Personen am Buffet teil
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Fruehschoppen am Sonntagmorgen, den 20. Mai 2001
ich erscheine mit [_] Personen
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[_] Ich erscheine nicht und wuensche den
Bundesbruedern einen harmonischen Verlauf.
Raum für Kommentare:
Name:
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Burschenschaft Rugia
Elisabethstrasse 7 - D-68165 Mannheim
Tel.: 0621/414895 - Fax: 089/2443-40130
Internet: www.rugia-ma.de
E-Post: info@rugia-ma.de
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Das sieht doch ganz ordentlich und professionell aus und ist tatsächlich einfach nur dummer Text - kein HTML, keine "teure" Textverarbeitung.
Gerade im geschäftlichen Verkehr ist es nützlich am Ende jeder E-Post eine Signatur mit Rückruftelefonnummer, Faxnummer und Position/Aufgabe in der Firma anzugeben. Genauso können auch sonstige Angaben wie z.B. die Geschäftszeit (Kernzeit) angegeben werden. Praktisch alle modernen E-Post-Programme können dies. Wer z.B. von mir eine E-Post erhält, findet immer diese Angaben am Ende (sozusagen im Fuß der Nachricht).
======================== Dipl.-Ing. Stefan Dewald S 2, 1 D-68161 Mannheim Tel: 0172/664 6665 Fax: 089/2443-37298 E-Post: sdewald@klafuenf.de WWW: klafuenf.de ========================
Die meisten Programme bieten darüber hinaus sog. Visitenkarten an. BITTE NICHT BENUTZEN! Das Format dieser V-Cards ist nicht genormt und bringt ausser einem unverständlichen Anhang, den man nicht öffnen kann, gar nichts. Sogar das "kleine" Outlook Express kann nicht einmal die V-Cards des "großen" Outlook öffnen - und dabei stammen beide Programme vom gleichen Hersteller.
Da wir schon beim Antworten sind: In modernen E-Post-Anwendungen gibt es die Möglichkeit, dass die gesamte originäre Nachricht in die Anwort kopiert wird. Diese wird üblicherweise mit "> " in jeder Zeile als Zitat gekennzeichnet.
Stell Dir vor, Du erhältst eine sehr lange E-Mail, z.B. einen äußerst ausführlichen Mängelbericht. Du benutzt die Funktion deiner Software zum Antworten und erhältst automatisch eine neue E-Mail mit den passenden Empfängern, dem Betreff und einem Zitat der gesamten Originalnachricht. Nun schreibst Du zu den entsprechenden Stellen kurz ein paar Anmerkungen und sendest sie ab.
Der Empfänger wird Mühe haben, Deine kurzen Sätze innerhalb dieser Menge von Text zu finden. Besonders lästig ist es, wenn ganz am Ende einer langen vollständig zitierten E-Post lediglich erscheint: "Gut, mach weiter so."
So ähnlich kam von einem Bundesbruder eine etwas längere E-Post von mir zurück, alle 5 Seiten Text von mir drin und ganz am Ende seine neue Anschrift. Es war übrigens kein "älterer" Alter Herr.
Deswegen sollten Zitate auf die Überschriften oder aussagekräftige Textpassagen oder Stichworte gekürzt werden. Gerade genug, dass sich der Empfänger auch nach einer Woche noch an seinen Text erinnert.
Sicher ist es schön und nützlich, einem Vertriebsmitarbeiter nach Amerika die aktuellsten Produktinformationen elektronisch schnell zukommen zu lassen. Vielleicht gelingt es ihm gerade dadurch, einen neuen Auftrag an Land zu ziehen um seine Provision und den Umsatz Deines Arbeitsgebers zu erhöhen.
Es ist jedoch überaus lästig und teuer, wenn der gleiche Mitarbeiter an einer schlechten Telefonleitung eine Stunde lang E-Mails abruft, die nur deswegen so gross sind und langsam aus der Datenleitung tröpfeln, weil ihm alle "lieben" Kollegen aus dem Büro Comics mitsenden. Besonders private Empfänger schätzen dies nicht, schliesslich bezahlen sie diese Zeit mit ihrer Telefonrechnung.
Die Netiquette sagt dazu: Anhänge nur mitsenden, wenn dies ausdrücklich mit dem Empfänger vereinbart wurde.
E-Post ist tatsächlich Text pur. Also nur Buchstaben und Zahlen, keine Graphik, keine Textauszeichnungen wie Fett, Kursiv oder Unterstrichen. Moderne Anwendungen reizen die Erweiterungen dieses Standards aus und machen es möglich, E-Mails zu erstellen und zu versenden, die ähnlich aufgemotzt sind wie die Prospekte mit denen man seinen Kunden das Geld aus der Tasche ziehen möchte.
Solche aufgeblähten Nachrichten verursachen leider einige Probleme.
Wegen der Menge an zusätzlichen Informationen (Formatierungsanweisungen und Graphiken) erhöht sich die Datenmenge deutlich. Dadurch werden nicht nur die sowieso überlasteten Netzen weiter zugestopft und die Übertragung langsamer. Auch steigen dadurch die Kosten für die elektronische Kommunikation unnötig.
Ausserdem sind nicht alle Empfänger bzw. deren Anwendung in der Lage, mit solchen High-Tech-E-Mails sinnvolles anzufangen und stellen eine solche Nachricht als unlesbaren Datenmüll dar.
Wenn Du schon ein wenig länger mit EDV arbeitest und mit anderen Geschäftspartner Daten austauschst, so wirst Du des öfteren entdeckt haben, dass gerade die Umlaute und Sonderzeichen der deutschen Sprache verstümmelt werden oder sogar heftige Probleme verursachen.
So ist es absolut tödlich, eine E-Mail- oder Internet-Adresse mit Umlauten zu haben. Das Anzeigenblatt "Sperrmüll" z.B. hatte ursprünglich tatsächlich das "ü" in seiner Internet-Adresse. Es war nicht möglich deren Internet-Darbietung aufzurufen. Bei empfindlichen Anwendungen kann so etwas auch mit einem Absturz enden.
Genauso problematisch ist es E-Post-Adressen mit Umlauten (auch das "ß" ist gefährlich) oder Sonderzeichen auszustatten. Bindestrich und Unterstrich. "-", "_" sind kein Thema und in der EDV-Welt unproblematisch. Aber z.B. "?" oder "§" sind mit großer Vorsicht zu geniessen.
Innerhalb Deutschlands ist diese Problematik weitestgehend geklärt, aber im internationalen elektronischen Postverkehr kann es weiterhin zu Problemen kommen.
Tatsächlich ist es mir auch schon passiert, dass Umlaute und Sonderzeichen im Betreff Probleme verursachten. Ich konnte die Nachricht nicht lesen, die Anwendung stürzte jedesmal ab. Innerhalb des Nachrichtentextes sind solche Probleme bis dato noch nicht aufgetreten.
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