Wie vorher schon erwähnt, die elektronische Post ist 27 Jahre alt! E-Post ist in vielen Firmen und Aufgabenfeldern aus unserer heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Zu schön ist die Möglichkeit, dem Aussendienstler die neueste Produktpräsentation binnen weniger Minuten zuzusenden. So ist er auf der anderen Seite der Erde nach gut einer Stunde in der Lage, dem interessierten Kunden eine brandaktuelle Produktpräsentation vorzuführen.
Aber nicht nur in grossen Firmen ist E-Post Alltag. Praktisch jede multinational agierende Firma und immer mehr Privatmenschen nutzen diese schnelle Möglichkeit zur Kommunikation und zum direkten Austausch von Daten quer über den Globus hinweg.
Aber wir gehen einfach so damit um, wie mit gewöhnlichen Briefen, oder eher dem Fax, ausser dass wir elektronische Dokumente (Texte, Kalkulationsblätter, Präsentationen oder Graphiken) und Dateien mitsenden können, ohne uns Gedanken über einige Hintergründe zu machen. Allzuoft wird wegen der einfachen Benutzung auch vergessen, den Mitarbeiter, der damit neu konfrontiert wird, vollständig zu informieren.
Telephonieren ist out! Tatsächlich ist es in vielen Firmen, gerade der sogenannten New Economy verpönt das Telephon zu benutzen. Telephonieren bedeutet, jemanden irgendwann zu einem üblicherweise unpassenden Zeitpunkt zu belästigen.
E-Mail, genau wie das Fax, bietet die Möglichkeit wohlüberlegt und detailliert jemanden zu kontaktieren, ohne ihn dazu zu nötigen, gerade jetzt für uns da zu sein. Der Kommunikationspartner hat die Möglichkeit, in Ruhe, zu einem Zeitpunkt, der ihm passt, erst unsere Botschaft zu lesen, sie zu verstehen und kann dann sorgfältig recherchiert darauf antworten.
Im Gegensatz zu einem Telephongespräch zwingt uns die E-Mail dazu zuerst unsere Gedanken quasi schriftlich in der "Maschine" auf das virtuelle Papier zu bringen. Ein gute Möglichkeit ohne den Druck gegenüber einem echten Menschen und über Sprachbarrieren hinweg uns noch einmal mehr über unsere Aussagen klar zu werden.
Nach dem letzten Ausbau der technischen Einrichtungen in Deutschland darf man davon ausgehen, dass eine E-Mail innerhalb von einer halben Stunde sprichwörtlich am Ende der Welt angekommen ist. Diese Geschwindigkeit verführt allerdings leicht dazu, zu glauben, so schnell, wie die Nachricht angekommen ist, gibt es auch eine Antwort. Beim Telephon zuvor war das ja auch nicht so.
Tatsächlich erspart man sich mit der elektronischen Kommunikation zwar die Laufzeit der Nachricht, aber es entfällt nicht die Zeit des Empfängers sich ihre Anfrage durchzulesen, sachkundig zu recherchieren und dann erst in einer verständlichen Formulierung zu antworten. Seien Sie also geduldig. Der Angesprochene - hupps angemailte - braucht mindestens genausolange uns zu antworten, wie wir gebraucht haben, die Anfrage zu formulieren.
Genau wie im schriftlichen Briefverkehr gibt es auch bei der elektronischen Post Konventionen, die beachtet werden sollten. Dieser "Knigge im Netz" ist in einem anderen Kapitel ausführlich dargestellt. Schließlich gilt er nicht nur für E-Post sondern auch für Newsgroups, Foren und Chats.
So finden sich dutzendweise E-Mails, die sofort im Mülleimer landen, die beim Empfänger schlichtweg Gelächter auslösen oder überhaupt nicht lesbar sind. Auch im Netz der Netze gibt es Umgangsregeln. Und wer diese nicht beachtet, wird selbst auch nicht beachtet.
=> 8. Netiquette - der Netzknigge (dieser Text öffnet sich in einem neuen Fenster, nach dem Lesen einfach schließen) => 5.1 Benutzen von E-PostStefan Dewald — Mannheim — Impressum
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